I. Time management

1. KDY(Ž) TO UDĚLÁŠ, TAK TO MÁŠ

Tato kapitola je velmi důležitá proto, abychom odbourali velkou bariéru mezi klienty se zdravotním postižením a trhem práce. To, že se naučíme jak nakládat s časem a jak si jej organizovat, je nezbytné pro skloubení pracovního a soukromého života a pro umění organizovat čas v práci i doma. Kdy to konečně uděláš? – Taky máš občas tuto otázku v hlavě? A věděl jsi, že to není jediná otázka, která by tě v řízení času měla zajímat? Co otázky jako kde, jak, pro koho, kdo, ale hlavně proč? I tyto otázky s časem a jeho řízením velice úzce souvisí a i na tyto otázky se v tomto sebezkušenostním workshopu podíváme.

Souhlasíš s příslovím, že čas jsou peníze? Já osobně ani náhodou, kdyby to tak bylo, tak bych rozhodně minuty, hodiny či dokonce dny, kdy na něco čekám, uložil na lepší časy. Investoval bych čas, aby mi vydělal další čas, a část času bych věnoval lidem, kteří by si ho zasloužili a z nějakého důvodu už s námi nejsou. Čas si za peníze nekoupíme, ale můžeme ho lépe řídit i za pomocí peněz. Možná až si při slovu rozpočet vybavíme čas namísto peněz, tak si uvědomíme jeho skutečnou hodnotu.

Předem bych ti chtěl poděkovat za tvůj čas, který trávíš na kurzu i čtením tohoto manuálu, protože jsi mi věnoval(a) něco, co nedostaneš zpět, ale doufám, že se ti tvá časová investice vyplatí a spíše čas získáš.

Jediný čas, na kterém opravdu záleží, je teď. Proto nečekej a začni žít, než bude pozdě. Spousta lidí utrácí svůj čas v práci, která je nebaví, aby mohli utratit peníze za to, co je baví... Něco je tu špatně...

2. CO JE TIME MANAGEMENT?

Doslovně to znamená řízení času, přeloženo z angličtiny. Auto bez správného řízení je nebezpečné a to samé by se s nadsázkou dalo říci o času, který nemusí být nutně nebezpečný, ale buď budeš řídit čas ty, nebo čas bude řídit tebe. Je to na tobě.

3. TIME MANAGEMENT S HANDICAPEM?

Spousta lidí bude tvrdit, že time management je s handicapem těžší, že handicapovaní potřebují více času atd. Z osobní zkušenosti si dovolím souhlasit i nesouhlasit. Každý i zdravý člověk s řízením času bojuje. Být handicapovaný neznamená být horší řidič času. Víc času můžeš ztratit pomalejší chůzí, hledáním bezbariérového spoje atd. Na druhou stranu když začneš řídit čas, tak se postupem času staneš lepším řidičem bez ohledu na zdraví. Handicap ovlivňuje například hledání produktivního času, protože příznaky některých handicapů přicházejí neočekávaně. Proto je dobré nechat si dostatečnou časovou rezervu.

Každý si, bez ohledu na handicap, najde svoje cesty, kterými se vydá jako řidič svého času. Já ti v tomto řízení tvého času přeji hodně síly, nadšení, odhodlání, sebepoznání i štěstí. Samozřejmě zdraví především. Zdravý čas je čas strávený tak, abys mohl(a) říct, že ten čas stál za to... „Okoučuj čas dřív, než začne koučovat tebe“.

4. CO OČEKÁVÁM?

Napiš 5 důvodů, proč je dobré řídit čas.

.............................................................................................................................................................................................

.............................................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................................

5. PROČ? NASTAV ROVNOVÁHU

Kolo životní rovnováhy se používá tak, že do každé z osmi výsečí napíšeš oblast života (hodnotu), která je pro tebe důležitá. Např. seberealizace, vztahy, peníze. Pak odpovíš na následující otázku: Jak moc jsem spokojen(á) s touto oblastí a vybarvíš jedno až deset polí v dané výseči (jedna vůbec, deset maximálně). Pak se zeptáš na další otázku: Která z těchto výsečí (kdybych jí zvýšil o 1-2 stupně ve spokojenosti) zvedne také ostatní. A pak si zvol cíl, na kterém budeš pracovat v oblasti této výseče a ideálně ve spojitosti s řízením času.

6. JAK? VNÍMÁM ČAS

Cvičení „Čištění zubů“.

Vezmi si papír, nakresli kamkoliv na papír kolečko. A pak udělej křížek na ten samý papír – tím označíš, kdy sis poprvé čistil(a) zuby, pak pokračuj křížkem, který označí 5 let, 10, 15, 25, 35 atd., až do současnosti a zítřka. Označ v kolečku směr, kam koukáš. Když křížky procházejí přes kolečko, tak jsi orientován(a) v čase (řiď svůj čas podle aktivit), když jdou mimo kolečko, tak je pro tebe dobrý diář, protože se koukáš na čas.

Západní kultury jsou většinou orientovány mimo čas, zatím co východní v čase. Vše má své výhody a nevýhody. Západní kultury jsou dobré v plánování a meznících. Východní v užívání si dne a vizionářství.

7. JAK SE K ČASU CHOVÁM JÁ?

Chování	Jak často?	Jak důležité	Moje Priorita
Mám nastavené životní a kariérní cíle a jdu si za nimi
Denně Používám To-do-list
Vím co je důležité
Maximálně
Trávím dostatek času s kamarády a rodinou
Vím, kdy jsem nejaktivnější a kdy jsem v útlumu
Nejdůležitější věci dělám při plné energii
Pracuji na nejdůležitějších věcech dřív než na těch jednoduchých
Když mám složitý úkol, tak si ho rozložím do menších úkolů
Plánuji dopředu vč. přestávek a času pro rušivé efekty
Odměňuji se za splnění cílů
Umím říct NE
Plánuji čas pro emaily a telefonáty
Máme rozdělené role
Říkám si o pomoc

8. CO FUNGUJE PRO MNĚ A CO NE?

Držím se opravdu svých osobních a profesních priorit při řízení svého času?
Proč – proč ne?

..............................................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................................

Co dělám dobře v řízení svého čas?

..............................................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................................

Co musím změnit?

..............................................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................................

Budování nových návyků

Starý návyk	Nový návyk	Očekávání

9. KDY A KDE JE MŮJ PRODUKTIVNÍ ČAS?

Moje Energie	Ráno								Odpoledne					Večer					Noc
	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18	19	20	21	22	23	24	1	2	3	4
10
8
6
4
2
0
Spánek
Pracuj s tabulkou minimálně po dobu jednoho týdne a zlepši své návyky pomocí Inner-Game. Invner Game funguje na principu přirozeného učení. Zvol si cíl: V tomto případě to je nalezení produktivního času. Zvol si tzv. kritickou proměnou – něco, co můžeš sledovat v průběhu osvojování si cíle – pocit jistoty, nadšení, koncentrace atd. V našem případě je to úroveň energie. Zapiš hodnotu v pravidelných intervalech. Každý den po dobu jednoho týdne a přirozeně se naučíš, kdy jsi produktivní.

10. A co dělání víc věcí v jeden čas?

Cvičení – Představ si, že máš číslice 0-9 a abecedu. Nejprve zkus napsat čísla a písmena dohromady tak, aby se střídala čísla a písmena, číselnou řadu opakuj až do napsání celé abecedy. Takže to bude vypadat asi takto a0b1c2d3e4f5g6h7ch8i9j0k1... a zkus si stopnout kolik času to trvá.

ČAS:

Nyní to udělej tak, že napíšeš na jeden řádek celou abecedu a na řádek pod ní číselnou řadu až pod poslední písmeno abecedy.

ČAS:

Co to říká o dělání věcí v jeden čas a šetření času?

..............................................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................................

11. Čeho chci dosáhnout?

Určitě jsi už někdy slyšel(a), že je téměř nemožné dojít tam, kam chceš, když nevíš, kam jdeš. Věřím tomu, že si každý z nás v dětství zkoušel, jak se v bludišti dostane myška k cíli. Pokud jsme nevěděli jak, tak jsme to vzali od sýru, tedy od cíle. Uvědomit si cíl nám pomůže se k němu dostat rychleji. Problém je, že většina lidí si sice cíle nastaví, ale nejsou to chytré nebo ještě chytřejší (SMARTER) cíle.

Cíl musí být:

Specifický – Co konkrétně chci?

Měřitelný – Kolik nebo jak poznám, že jsem ho dosáhl?

Atraktivní – Jak velká je MOJE motivace k dosažení cíle?

Realistický – Jak moc je to realistické? S ohledem na mé zdroje, vč. času?

Časově ohraničené – Do kdy přesně?

Aktivní a pozitivní – Co chci a co nechci?

V mém vlivu – Jak velký vliv mám na dosažení cíle a jak ho můžu zvýšit? Sebe můžete určitě změnit, ostatní většinou ne.

Tak už vidíte rozdíl mezi cíli:

Nechci mrhat zbytečně časem.

Chci ušetřit jeden den, abych se mohl věnovat svým koníčkům tím, že začnu aktivně používat minimálně tři efektivní strategie řízení času, které jsem se naučil během tohoto studia brožury do jednoho měsíce od absolvování.

12. MOJE ČASOVÉ CÍLE

Co chci změnit ohledně řízení mého času? Napiš tři cíle.

..............................................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................................

Co chci změnit ohledně mého života? Napiš tři cíle.

..............................................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................................

Co chci změnit ohledně mé kariéry? Napiš tři cíle.

..............................................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................................

Vyber jeden z cílů, který jsi napsal(a) a zodpověz následující otázky:

Jak moc na škále od 1 do 10 splňuje vybraný cíl kritéria definovaná na začátku této kapitoly?

..............................................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................................

Pokud to není minimálně 8 u každého kritéria, jak to zvýším?

..............................................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................................

Jakou podporu potřebuji k dosažní svého cíle a od koho?

..............................................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................................

Jak si ji zajistím?

..............................................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................................

Co bude mým prvním krokem k dosažení cíle?

..............................................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................................

Jak se odměním?

..............................................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................................

13. MINUTOVÁ METODA CÍLE

1.Odsouhlas si svůj cíl.

2.Představ si jak vypadá ideální chování, které tě dovede do cíle.

3.Vezmi papír a popiš chování do 250 slov – dva krátké odstavce.

4.Papír přečti minimálně jednou denně po dobu dosahování cíle.

5.Každý den před spaním si vezmi minutu času jen pro sebe a zapřemýšlej, jak můžeš své chování přiblížit k tomu, aby si dosáhl(a) cíle?

14. NAUČ SE ŘÍKAT NE

1.Uvědom si, CO chceš a nechceš dělat a PROČ.

2.Sdílej to s ostatními.

3.Než se rozhodneš říct ano, či ne, zodpověz si následující otázky: Mám na to čas? Čeho se musím vzdát, když řeknu ano? Pomůže mi to k dosažení cílů? Můžu to delegovat? Chci to vůbec dělat a za jakých okolností či podmínek?

4.Šetři svůj čas přijmutím, či odmítnutím žádosti. Vyhni se tomu, že řekneš – uvidíme, ozvu se ti atd.

5.Pokud dodržíš čtyři předchozí kroky, tak se odměň.

15. (NE)MŮŽE TO UDĚLAT NĚKDO JINÝ A KDO?

Otestuj se: Pokud souhlasíš s tvrzením, zaškrtni ho:

☐ Daný úkol neumí nikdo koho znám splnit lépe než já.

☐ Nemám čas, abych delegoval.

☐ Cítím se provinile někoho zatěžovat prací.

☐ Nerad(a) se ptám.

☐ Nechci vypadat jako někdo, kdo je slabý a potřebuje pomoc.

☐ Nechci vidět, že to sám nezvládám.

Když máš před sebou nový úkol, tak zvaž následující otázky:

1.Jak je úkol důležitý – jakou má prioritu?

2.Je úkol a jeho splnění realistické?

3.Potřebuji pomoc?

4.Vyžaduje úkol mojí osobní účast nebo ho může udělat někdo jiný?

5.Kdo je nejlepší pro splnění tohoto úkolu?

6.Kdo zvládne tento úkol v termínu?

Deleguj tak, aby i pro ostatní byla radost s tebou pracovat:

1.Deleguj nejvhodnější osobě.

2.Jasně komunikuj co udělat a jak má vypadat výsledek.

3.Dej jednoduché a srozumitelné instrukce.

4.Buď připraven na otázky.

5.Buď připraven pomoci.

6.Dej přiměřený čas i odměnu.

7.Chovej se k člověku jako k sobě rovnému.

8.Poděkuj a chval otevřeně.

9.NEDELEGUJ práci, protože jí nechceš dělat, ale proto, že by jí ostatní dělali rádi a umožni osobní i profesní rozvoj.

10.Deleguj většinou to, co spěchá a není tolik důležité.

16. JAK NA PROKRASTINACI?

Co to vůbec je? Mluví se o tom pořád, ale názory na to jsou různé. Pro mě osobně je to hledání neustálých výmluv, proč něco není hotové v situacích, kdy se nám něco dělat nechce ať už z důvodu, že je to těžké, děláme to neradi nebo protože se bojíme selhání. Jak s tím ale bojovat?

1.Pokud je to nedůležité a neurgentní, tak klidně dál prokrastinuj.

2.Pokud je to urgentní a nedůležité, tak to deleguj.

3.Pokud je to urgentní a důležité, tak to udělej teď.

4.Pokud je to neurgentní a důležité, tak to naplánuj.

5.Získej radu.

6.Rozlož si to do menších úkolů.

7.Stanov si jasný čas nutného dokončení.

8.Odměňuj se.

9.Odstraň rušivé vlivy.

10.Ale začít bys měl(a) s tím, PROČ prokrastinuješ?

11.Vyplň si tabulku pravdivě podle sebe.

Co je vaší největší ztrátou času - timewaster?

..............................................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................................

Jak s ní hodláte bojovat?

..............................................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................................

Jaký je váš cíl?

..............................................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................................

Jak zvládnout rozsáhlé a náročné úkoly?

1.Začni teď. Nečekej na volný den, nebo na vhodnější čas, až se ti bude chtít.

2.Rozlož si rozsáhlý úkol do menších úkolů.

3.Používej nástroje projektového řízení.

4.Rozhodni co delegovat a deleguj.

5.Udělej si časový rozvrh pro úkol i volný čas.

17. JAK SI ZJEDNODUŠIT ŽIVOT?

1.Plánuj – udělej si seznam toho, co musíš udělat, roztřiď ho podle priorit a vždy vyber tři věci na každý den, které musí být hotové, ostatní ber jako bonus.

2.Zaměř se – vyber si aktivitu, kterou uděláš a která ti ušetří čas.

3.Stanov datum dokončení – používej kalendář nebo plánovač dle tvého vnímání času.

4.Nech si vždy časovou rezervu – stanov si datum dokončení před deadlinem.

5.Získej podporu ostatních – neboj si říct o pomoc.

18. JAK ZVÝŠIT EFEKTIVITU MINIMÁLNĚ O 50 %

1.Napiš 3-5 věcí, které musíš zítra udělat.

2.Označ si na škále od 1-10 jak moc je každá z věcí na seznamu důležitá pro tebe, ale také pro ostatní – škola, práce atd.

3.Označ si, jaké z těchto věcí budeš dělat v různých fázích svého dne podle energetické analýzy v kapitole 7.

4.Identifikuj, kolik přesně času strávíš na daném úkolu, včetně přestávek a jak dlouhé tyto přestávky budou.

5.Rozhodni se, které úkoly budeš delegovat a komu.

6.Začni s úkoly, které můžeš dělat jen ty, dělej tyto úkoly při nejvyšší možné energii a zaměř se pouze na to - nepřemýšlej, co budeš dělat potom.

7.Zatrhni splněný úkol a odměň se!

8.Přesuň se k úkolu 2 a celý postup opakuj.

19. JAK TO DĚLAT JINAK?

Telefon

•Používej sluchátka nebo hands-free.

•Telefonuj např. při sportu ve volném čase.

•Používej hlasovou schránku a vyhraď si čas na zavolání zpět.

•Buď stručný a k věci – když budeš volat těsně před obědem nebo ve stoje, nebude trvat tak dlouho.

•Pokud byl telefonát spojen s úkolem, zařaď ho na svůj seznam, přiřaď mu prioritu.

•Sdílej s ostatními, kdy ti mohou volat a kdy ne.

Email

•Vypni si upozornění na email.

•Vyhraď si čas, kdy zkontroluješ email a odpovíš na něj – neměla by to být hned první aktivita v práci.

•Rozřaď si emaily do složek podle druhu a priorit.

•Používej možnost rychlé odpovědi.

Neočekáváné návštěvy

•Vyhraď si čas, kdy nepřijímáš návštěvy a soustředíš se pouze na práci a sdílej toto rozhodnutí s ostatními.

•Nauč se říci, že se ti návštěva teď nehodí a smluvte si předem čas a místo další návštěvy.

•Domluvte si také předpokládanou dobu trvání návštěvy.

Schůzky

•Stanovte si cíl předem a odsouhlaste si ho.

•Choďte včas.

•Začněte a ukončete schůzku včas.

•Mějte vždy domluvené body, o kterých se bude mluvit a přiřaďte jim časový prostor.

•Časový prostor dodržujte.

•Organizujte schůzku jen když je nutná a po nezbytně nutnou dobu.

Čas s rodinou

•Rozdělte si povinnosti prací v domácnosti mezi členy rodiny.

20. CO A PROČ SI ODNÁŠÍM?

Co je mojí největší ztrátou času - timewaster?

..............................................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................................

Jaké strategie budu používat?

..............................................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................................

V čem pro mě byla největší přidaná hodnota workshopu/manuálu?

..............................................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................................

21. ZDROJE

Blanchard, KH, Johnson S (1982) The one minute manager. New York: Morrow

Chapman SW, Rupured M (2014) Time Management. University of Georgia

Dutý Oldřich, MSc - Osobní zkušenosti a praxe kouče

Fetch RJ, Fleshman RH, Bredley LA (2008)
Successful Person’s Guide to Time Management. University of Kentucky

Women’s Club (2014) Graf2-400x355 [Online]. Přístupné z:
http://womansclub.cz/stante-se-pany-sveho-casu/#prettyPhoto/1/
(Navštíveno 29. března 2014)